Wszyscy podatnicy VAT doskonale zdają sobie sprawę z tego, że owy podatek jest jedynie częścią obowiązków jakie na nich ciążą względem państwa i urzędów. Ilość formalności, jakie przedsiębiorca musi spełnić, ażeby w pełni leganie prowadzić firmę jest zastraszająca. O ile dla doświadczonych biznesmenów problem „papierologii” nie jest już tak kłopotliwy, o tyle dla osób dopiero startujących z własną firmą może się to okazać bardzo trudne do zrozumienia i niemal niemożliwe do zrobienia.
Dzięki wielu udogodnieniom, takim jak na przykład dostępność VAT 7 online prawidłowe prowadzenia księgowości, jak i bezproblemowe składanie dokumentów w terminie (w przypadku deklaracji VAT jest to 25 dzień miesiąca następnego albo kwartalnego), jest o wiele łatwiejsze. Możliwość wysyłania części formalności za pośrednictwem poczty również znacznie ułatwia codzienne funkcjonowanie. Na samym starcie warto wiedzieć, że deklarację VAT- owską składa się w zależności od wielkości firmy (małe przedsiębiorstwa i duże przedsiębiorstwa rozróżniane są głównie przez wzgląd na zyski osiągane przez firmę na przestrzeni okresu rozliczeniowego), nazywa się ona VAT- 7K w przypadku niewielkich firm i VAT- 7D w [przypadku większych. Oczywiście nie da się przewidzieć zysków, jakie będzie osiągało przedsiębiorstwo, dlatego też na samym początku lepiej nastawić się na zróżnicowany bilans zysków i strat.
Formularz VAT 7 do wypełnienia nie jest trudny ale też wymaga trochę skupienia i pracy, podobnie, jak inne formalności urzędowe.
Znacznym ułatwieniem dla osób, które przystępują do zarejestrowania swojej działalności gospodarczej jest ceidg 1, czyli elektroniczny formularz, który można pobrać ze specjalnych stron, wypełnić i jeśli mamy takowy – opatrzyć podpisem elektronicznym. Możliwość jego wysłania pojawiła się w lipcu tego roku.
Formularz można pobrać z elektronicznej platformy administracji publicznej (ePUAP) i nie należy go drukować tylko wystarczy po prostu uzupełniać. Ułatwieniem jest to, że formularz reaguje na dane już wprowadzone, stąd możliwość uzyskania podpowiedzi od programu oraz sprawdzenie poprawności wprowadzonych informacji. Przede wszystkim należy w formularzu wybrać właściwy urząd – Ministerstwo Gospodarki. Wypełniamy także dane osobowe, oczywiście bez Regonu, bo przecież jeszcze nie został nam nadany. Potem wpisujemy także dane naszej firmy, którą właśnie zakładamy oraz to, ile będzie w niej zatrudnionych osób oraz pracujących (czyli takich, z którymi podpiszemy umowę o pracę). Należy także m.in. określić, w jaki sposób będziemy płacili podatki. Po uzupełnieniu formularza należy go po prostu wysłać za pomocą kliknięcia w odpowiednie pole. W przypadku, jeśli posiadamy podpis elektroniczny, to wysyłamy go razem z formularzem, a jeśli nie – to należy w krótkim czasie spodziewać się prośby ze strony urzędu o kontakt i podpisanie dokumentów. Można więc powiedzieć, że korzystanie z CEIDG jest tak proste jak program do faktur, bo wystarczy po prostu wpisać odpowiednie dane we właściwe miejsca.
Kiedy ktoś po raz pierwszy spotyka się w swojej pracy z fakturowaniem, można wierzyć, że faktura VAT jest dla niego jak czarna magia? Wiadomo każdej czynności można się nauczyć, ale potrzeba na to nieco mniej lub więcej czasu. Oczywiście ktoś taki nie zostaje pozostawiony sam sobie i spokojnie może liczyć na pomoc innych ludzi znających się na wystawianiu faktur, albo też z Internetu można pobrać cos w stylu faktura VAT wzór i na tej podstawie wypełniać pierwsze arkusze. Później już nam wejdzie w nawyk sposób wypełniania i wypisywania faktur i problem zniknie. Takie faktury przez program będą wystawione zarówno w dwóch wersjach zarówno w oryginale jak i także w kopii, dzięki czemu bez problemu będziecie mogli od razu wysłać jedną z części klientowi. Lepiej jeszcze, jeśli posiadamy program do fakturowania, bo wtedy większa część czynności jest wykonywana za nas i nie musimy się martwić o wiele rzeczy. Sporo danych pozostaje już w pamięci programu i jeśli kiedyś ten sam kontrahent będzie potrzebował od nas faktury, my nie musimy od nowa wklepywać do komputera jego danych tylko odszukamy je w bazie programu i po prostu wystawimy kolejną fakturę VAT. To bardzo ułatwia i usprawnia funkcjonowanie zarówno jednej jak i drugiej stronie. Takie zazwyczaj programy do faktur to doskonała opcja dla przedsiębiorców, którzy muszą stale szybko jak również profesjonalnie wypełnić faktury VAT. Dziś takie programy oferowane są bez problemu w przystępnych dla was cenach, dzięki czemu każdy może sobie na nie pozwolić.
Początkujący przedsiębiorcy oraz osoby rozpoczynające dopiero prowadzenie działalności gospodarczej na własny rachunek nie posiadają na tyle znajomości przepisów i informacji na temat obowiązującego w naszym kraju prawa podatkowego, by móc wykorzystywać jego wszystkie najlepsze dla nich rozwiązania. Idealną dla nich formą poznania zawiłych przepisów prawnych jest wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania przeznaczonego do fakturowania, które zostało stworzone w oparciu o obwiązujące regulacje prawne. Każdy program do faktur poprowadzi nawet laika po skomplikowanym świecie fakturowania. Maleje także ryzyko popełnienia błędów, o które nie trudno, jeśli decydujemy się na samodzielne wystawianie faktur według ściągniętego na prędce z Internetu wzoru. Dla nikogo nie będzie stanowiła tajemnicy nawet taka forma faktury, jaką jest faktura proforma (nie jest to jednak dokument księgowy), a nawet prawidłowe ewidencjonowanie wystawionych dokumentów sprzedaży ich towarów lub usług stanie się zupełnie łatwe i będzie odbywało się praktycznie bez wysiłku. Dobrą dla wszystkich przedsiębiorców szukających oszczędności wiadomością jest to, że podstawowe wersje oprogramowania można w darmowej formie pobrać ze stron portali zajmujących się oprogramowaniem do fakturowania. Z chwilą poszerzenia działalności lub zwiększenia swojej sprzedaży biznesmeni zawsze mogą zdecydować się na bardziej rozbudowane wersje programu, które spełnią ich potrzeby, które przecież rosną w miarę rozwoju przedsiębiorstwa.
Księgowość to dyscyplina wiedzy wymagająca bardzo dużych umiejętności analitycznych i logicznego myślenia, aby wszystkie przeprowadzane przez księgowego operacje finansowe były doprowadzone do końca i z poszanowaniem przepisów prawa. Dlatego wymagania stawiane kandydatom na studia na tym kierunku są znaczne i nie każdy przechodzi przez sito egzaminacyjne, szczególnie na uczelniach państwowych,. Gdzie poziom nauczania jest znacznie wyższy niż na uczelniach prywatnych. Księgowość to bowiem nie tylko umiejętne i właściwe prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. To przede wszystkim znajomość wielu dziedzin współgrających z księgowością, bez których nie byłaby w stanie sama funkcjonować. Prawdziwa karierę w tym zawodzie robią więc ludzie po najlepszych studiach z zakresu zwłaszcza bankowości i finansów, ale ze specjalnością księgowość. Praca w tym zawodzie wymaga jednak nie tylko zdania studiów, ale także zdobycie uprawnień, polegające na zdaniu egzaminu upoważniającego nas do otrzymania licencji. Nie licencji na zabijanie, lecz licencji na kolejne stopnie księgowe. To pozwala księgowemu przyswoić sobie zasady działania większości programów do faktur oraz umiejętność wypełniania faktur VAT, a także różniących się od nich nieco faktur VAT R, które są przeznaczone dla przedsiębiorców dopiero rozpoczynających swoja karierę w biznesie. Finanse i bankowość w całym kraju studiuje się natomiast podobnie. Nie ma tu różnic, chociaż polegają one jedynie na poziomie nauczania i kadrze prowadzącej. Ważne jest jednak to, że studia takie wyposażają wszystkich absolwentów w wiedzę niezbędną każdemu, kto zajmuje się lub będzie się w przyszłości zajmował nie tylko księgowością, ale także innymi dziedzinami ekonomii.
Wielu absolwentów kierunku finanse i bankowość zastanawia się gdzie znajdzie pracę po ukończeniu tego rodzaju studiów. To ważne pytanie szczególnie w kontekście współczesnego problemu bezrobocia i kryzysu ekonomicznego na świecie. Zastanawiają się, czy czeka ich tylko księgowość i wypełnianie faktur VAT oraz księgi przychodów i rozchodów w jakiejś podrzędnej firmie lub nawet w kilku, czy może wręcz przeciwnie – że rysuje się przed nimi świetlna przyszłość i praca w dużym przedsiębiorstwie, a nawet bycie zastępcą prezesa. Zdarza się to jednak niezwykle rzadko i w większości przypadków absolwenci tego kierunku są przeciętnymi księgowymi, których jednym z podstawowych zadań jest obsługa programów do faktur i transakcji, jakie są przeprowadzane w firmie. W ostatnich jednak latach sytuacja uległa nieznacznej poprawie w tej kwestii, ponieważ profesjonalni księgowi zaczęli być zatrudniani przez międzynarodowe firmy audytorskie, których pracownicy są bardzo dobrze wykształceni zarówno z zakresie księgowości polskiej, jak i międzynarodowej. Księgowi tacy jednak mają chrapkę na wyższe stanowiska i dążą do tego, aby ze standardowego wypełniacza faktur VAT i ksiąg przychodów i rozchodów stać się dyrektorami finansowymi lub kontrolerami,. Co stanowi o wiele wyższy prestiż niż bycie prostym księgowym. Jeśli bowiem zostaniemy zatrudnieni właśnie w charakterze zwykłego księgowego, nie uchroni nas to na pewno przed zaszufladkowaniem. Nie będziemy więc w stanie poznać innych aspektów tego zawodu, które są bardzo ciekawe i często wręcz pasjonujące.
Księgowość to w dzisiejszych czasach niełatwe kawałek chleba, chociaż niektórym w tym fachu udaje się zarobić całkiem solidne pieniądze. Wysokość zarobków księgowego zależy więc przede wszystkim od tego, z iloma formami współpracuje. Zdarza się bowiem tak, że nie jest on zatrudniony na umowę o pracę, a jedynie otrzymuje zlecenia na umowę o dzieło lub umowę zlecenie. Wszystko zależy też od renomy firmy, w której na stałe pracuje księgowy. Jeżeli jego praca nie ogranicza się jedynie do wypełniania faktur VAT oraz prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, ale także do kontroli wszelkich finansów i nawet do zatrudniania oraz zwalniania pracowników firmy, to wówczas jest w stanie zarobić o wiele więcej i przede wszystkim nabrać znacznie większego doświadczenia. Ono właśnie w przyszłości pozwoli mu na znalezienie lepszej pracy. Każdy księgowy w renomowanej firmie zarabia około 3 do 4 tysiące złotych. W mniejszych firmach jednak pensje są znacznie mniejsze, ale tez zakres obowiązków ogranicza się często jedynie do obsługi programów do faktur i wypełniania faktur VAT oraz VAT R drogą tradycyjną, a także droga elektroniczną poprzez znajomość właściwego wypełniania faktur online. Pensje zależą tez od pory roku, bowiem największe wynagrodzenie otrzymuje się w pierwszym kwartale, ponieważ wówczas jest zdecydowanie najwięcej pracy. Aby jednak dojść do takiego poziomu wiedzy, by pracować na etat w jednej firmie i zarabiać duże pieniądze, trzeba najpierw ukończyć bardzo trudne studia w zakresie rachunkowości i finansów, doradztwa finansowego, audytu wewnętrznego lub controllingu, albo po prostu studia podyplomowe z księgowości.
W ostatnim czasie znacznym ułatwieniem dla księgowych pracujących w małych i średnich przedsiębiorstwach stało się wypełnianie tak zwanych faktur online, znanych także pod nazwa e-faktur. Tak prowadzona księgowość może być bardzo efektywna i przynosić wymierne zyski w postaci wolnego czasu, jaki księgowy może przeznaczyć na inne czynności usprawniające działanie w firmie. Co więcej, istnieje także możliwość wystawiania duplikatów oraz korygowania błędów w fakturach VAT uzupełnianych drogą elektroniczną, czego nie można było zrobić z fakturami tradycyjnymi, które w wyniku jakiegokolwiek błędu nadawały się jedynie do wyrzucenia. Oczywiście w przypadku jakichkolwiek problemów z komputerem lub uszkodzeniem pliku, na którym dana faktura została zapisana, istnieje możliwość wystawienia dokumentu papierowego, który zachowuje taką samą ważność dla kontrahenta jak faktura elektroniczna. To samo dotyczy popularnych ostatnio, szczególnie w przypadku rozpoczynających biznes przedsiębiorców, faktur VAT R. Zasada jest taka sama i nie zmienia się. Zawsze powinniśmy pamiętać o tym, jeżeli oczywiście jesteśmy księgowymi, iż faktury powinny być przechowywane w takim samym formacie, w jakim otrzymaliśmy je od klienta. Gwarantuje to z całą pewnością ich autentyczność i powoduje wzrost zaufania klienta do pracowników naszej firmy i nas samych. Księgowy musi jednak być specjalistą w obsłudze wszelakich programów do faktur, bowiem jakikolwiek błąd może kosztować firmę duże straty i utratę klienta, który jest najważniejszy.
Księgowy to zawód wielkiej odpowiedzialności, bowiem od jego wiedzy, umiejętności i precyzji zależą wszystkie finanse firmy, które muszą być nieskazitelne i czyste, aby nie zainteresowała się jej działalnością komórka odpowiedzialna za ściganie nieuczciwych biznesmenów. Co zatem zrobić i jakiego księgowego zatrudnić, aby księgowość w naszym przedsiębiorstwie była na jak najwyższym poziomie? Przede wszystkim głównym kryterium, jakie powinniśmy przyjąć podczas procesu rekrutacji odpowiedniej osoby, jest rodzaj studiów i prestiż uczelni, jaką ukończył kandydat. Nie jest regułą co prawda, że absolwent lepszej uczelni będzie się sprawdzał znacznie lepiej od absolwenta uczelni średniej lub zupełnie nieznanej, ale fakty mówią same za siebie. Często dla osób kończących gorszą uczelnię współczesne, zaawansowane programy do faktur to czarna magia i muszą się wszystkiego uczyć od podstaw, podpatrując pracę kolegów lub uczestnicząc w kursach, które wyposażą ich w wiedzę dodatkową umożliwiającą dokładne i bezproblemowe prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Z drugiej strony dla absolwenta dobrej, prestiżowej uczelni nie będzie stanowiło żadnego problemu wypełnienie faktury VAT lub faktury VAT R, co w skrajnych przypadkach może być problemem dla właśnie człowieka, który nie przykładał się należycie do nauki i studiował w często nieznanej, prywatnej uczelni, gdzie nacisk kładzie się bardziej na wyciąganie pieniędzy od studentów niż na solidną naukę. Pracodawca musi więc wziąć pod uwagę wszystkie te kwestie, aby zatrudnić osobę rzetelną i odpowiedzialną, a przede wszystkim znającą się na księgowości.
Jeszcze kilkanaście lat temu kierunki na studiach takie jak rachunkowość i finanse czy podyplomowe studia z księgowości nie były zbyt popularne. Dopiero po roku dwutysięcznym, a szczególnie gdy Polska wstąpiła do Unii Europejskiej, w Polsce zaczęło powstawać mnóstwo małych i średnich przedsiębiorstw, które zmuszone zostały do zatrudniania tego typu specjalistów. Nikt bowiem nie radził sobie z całą masą dokumentów, a zwłaszcza z prowadzeniem niezwykle trudnej księgi przychodów i rozchodów, która potrafi przyprawić o ból głowy. Teraz więc studia na kierunku rachunkowość i finanse przeżywają istne oblężenie, ponieważ ich absolwenci w bardzo szybkim czasie po ukończeniu studiów są zatrudniani i dzięki temu mogą utrzymać własną rodzinę. Na szczęście rynek pracy pod względem zapotrzebowania na nich jest bardzo chłonny i nieprędko ta sytuacja ulegnie zmianie na gorsze. Dobry księgowy musi jednakże dbać o wiele szczegółów , które nie są łatwe do zapamiętania. Wszystkie faktury VAT trzeba bowiem nie tylko umieć wypełniać ręcznie, ale także w programach do faktur, które nierzadko są bardzo, ale to bardzo skomplikowane. W ostatnim czasie z pomocą zapracowanym księgowym przyszła technika. Zaczęto bowiem wypełniać faktury droga elektroniczną w formie tak zwanych faktur online. Jest to bardzo duże udogodnienie dla każdego księgowego i krok w przyszłość, jeżeli chodzi o prowadzenie finansów firmowych. Dlatego większość księgowych udaje się na specjalne kursy dokształcające w dziedzinie księgowości internetowej.